Digital signage en de AVG: waar moet je op letten?
Een scherm in de wachtkamer of op de werkvloer lijkt onschuldig, maar ook hier speelt privacy een rol. Een praktische checklist voor ondernemers.
· 2 min lezen
Digital signage gaat vooral over het tonen van informatie. Toch krijg je ook hier te maken met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Geen reden tot paniek — met een paar eenvoudige afspraken zit je goed.
Let op: dit artikel is algemene informatie en geen juridisch advies.
Waar komen persoonsgegevens voor?
Bij digital signage gaat het meestal om:
- Gebruikers van het beheerportal: namen en e-mailadressen van collega's die content beheren.
- Content op het scherm: foto's van medewerkers, namen van jarigen, een welkomstbericht voor een bezoeker.
- Technische gegevens: IP-adressen van players en logbestanden.
1. Kies een leverancier die in de EU opslaat
Waar staan je gegevens? Kies bij voorkeur voor een leverancier die data binnen de EU opslaat. Dat voorkomt ingewikkelde vragen over doorgifte naar landen buiten de EU.
2. Sluit een verwerkersovereenkomst
De leverancier van je signage-software verwerkt gegevens namens jou. Daarvoor is een verwerkersovereenkomst verplicht. Bij TB-cast is die standaard onderdeel van de voorwaarden.
3. Wees terughoudend met namen en foto's
- Vraag toestemming voordat je foto's van medewerkers op een publiek scherm zet.
- Gebruik in de zorg oproepnummers in plaats van namen.
- Toon bij een welkomstbericht alleen de bedrijfsnaam van de bezoeker, of vraag vooraf of de naam getoond mag worden.
4. Beperk wie wat mag
Geef niet iedereen beheerrechten. Werk met rollen: een redacteur mag content maken, een beheerder mag schermen koppelen. Zet tweestapsverificatie aan voor beheerders.
5. Geen camera's zonder goede reden
Sommige signage-systemen bieden 'publieksmeting' met camera's. Dat is vrijwel altijd een verwerking van persoonsgegevens en vraagt om een zware afweging. TB-cast gebruikt geen camera's.
6. Ruim op
Verwijder content die niet meer nodig is, zeker als er persoonsgegevens in staan. En als je stopt met een leverancier: zorg dat je gegevens daarna worden verwijderd.
Checklist
| Vraag | Ja/nee |
|---|---|
| Staat de data in de EU? | |
| Is er een verwerkersovereenkomst? | |
| Hebben medewerkers toestemming gegeven voor foto's? | |
| Zijn rechten per rol ingesteld? | |
| Staat tweestapsverificatie aan voor beheerders? |
Vragen over hoe TB-cast met privacy omgaat? Lees onze privacyverklaring of neem contact op.